内部控制的基本方式主要有:组织规划控制、授权批准控制、预算控制、实物控制、成本控制、风险控制和审计控制。
(一)组织规划控制
根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则、所谓不相容职务,是指那些如果由一个人或一个部门担任,既可能
弄虚作假,又能够自己掩盖其舞弊行为的职务。单位的经济活动通常可以划分为五个步骤:即授权、签发、核准、执行和记录。一般情况下,如果上述每一步骤由相
对独立的人员(或部门)实施,就能够保证不相容职务的分离,便于内部控制作用的发挥。而组织规划控制主要包括两个方面:
1、不相容职务的分离
如会计工作中的会计和出纳就属不相容职务,需要分离。应当加以分离的职务通常有:授权进行某项经济业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与审核该项业
务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离;保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等等。不相容职务分离是基于这样的假
设,即两个人无意识同犯一个错误的可能性很小,而一个人舞弊的可能性要大于两个人。如果突破这个假设,不相容职务的分离就不能起到控制作用。
2、组织机构的相互控制
一个单位根据经济活动的需要而分设不同的部门和机构,其组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。具体要求是:各组织机构的职责权限必须得到授权,
并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从
属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
(二)授权批准控制
授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。
授权批准控制可以保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权批准有一般授权和特定授权两种形式:一般授权是对办理一般经济业务时权利等级和批准条件的规
定,通常在单位的内部控制中予以明确;特别授权是对特别经济业务处理的权利等级和批准条件的规定,如当某项经济业务的数额超过某部门的批准权限时,只有经
过特定授权批准才能处理。授权批准控制的基本要求是:首先,要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的授权批准程序;再次,要建
立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。
(三)预算控制
预算控制是内部控制的一个重要方面,包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。对单位各项经济业务编制详细的预算和计划,并通过
授权,由有关部门对预算或计划的执行情况进行控制,其基本要求是:第一,所编制预算必须体现单位的经营管理目标,并明确责任。第二,预算在执行中,应当允
许经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际。第三,应当及时或定期反馈预算的执行情况。
(四)实物资产控制
实物资产控制主要包括限制接近控制和定期清查控制两种,这是对单位实物资产安全采取的控制措施。主要有两条:第一,限制接近,以严格控制对实物资产及与实
物资产有关的文件的接触,如现金、银行存款、有价证券和存货等,除出纳人员和仓库保管人员外,其他人员则限制接触,以保证资产的安全。第二,定期进行实物
资产清查,保证实物资产实有数量与账面记载相符,如账实不符,应查明原因,及时处理。除上述外,实物资产控制从广义上说,还包括对实物资产的采购、保管、
发货及销售全过程进行控制。
(五)成本控制
现代成本控制可分为“粗放型”和“集约型”两种。粗放型成本控制,是指在生产技术、产品工艺不变的情况下,单纯依靠减少耗用材料,合理下料来降低成本的成
本控制法;集约型成本控制,是指依靠提高技术水平来改善生产技术、产品工艺,从而降低成本的控制法。这两种方法结合起来,就是现代成本控制。
(六)风险控制
风险控制就是尽可能地防止和避免出现不利的结果。风险按其形成的原因一般可分为经营风险和财务风险两类:
1、经营风险。经营风险是指因生产经营方面的原因给企业盈利带来的不确定性。由于企业生产经营的许多方面都会受到来源于企业外部和内部诸多因素的影响,因
此具有很大的不确定性,而这些不确定性,会引起企业的利润或利润率的高低变化,从而给企业带来风险。经营风险变化情况来源于企业外部,尽管如此,企业仍应
采用有效的内控措施加以防范。
2、财务风险。财务风险又称筹资风险,是指由于举债而给企业财务成果带来的不确定性。企业举债经营,全部资金中除自有资金外还有一部分借入资金,这会对企
业自有资金的盈利能力造成影响;同时,借入资金需还本付息,一旦无力偿还到期债务,企业便会陷入财务困境甚至破产。当企业息税前资金利润率高于借入资金利
息率时,使用借入资金获得利润除了补偿利息外还有剩余,因而使自有资金利润率提高。但是,若企业息税资金利润率低于借入资金利润率,这时,使用借入资金获
得的利润还不够支付利息,还需要动用自有资金的一部分利润来支付利息,从而使自有资金利润降低,使企业发生亏损,甚至招致破产的危险。这种风险即为筹资风
险。这种风险程度的大小受借入资金对自有资金比例的影响,借入资金比例越大,风险程度随之增大,借入资金比例越小,风险程度也随之减少。对财务风险的控
制,关键是要保证有一个合理的资金结构,维持适当的负债水平,既要充分利用举债经营这一手获取财务杠杆收益,提高自有资金盈利能力;同时要注意防止过度举
债而引起财务风险的增大,这是企业内部控制的重要环节,必须采取必要的措施防范筹资风险。
(七)审计控制
审计控制主要是指内部审计,内部审计是对会计的控制和再监督。对会计资料进行内部审计,既是内部控制的一个组成部分,又是内部控制的一种特殊形式。内部审
计是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价,以确定既定政策的程序是否贯彻,建立的标准是否遵循资源的利用、是否合理有效、以及单位的目标是
否达到。内部审计的内容十分广泛,一般包括内部财务审计和内部经营管理审计。内部审计对会计资料的监督、审查,不仅是内部控制的有效手段,也是保证会计资
料真实、完整的重要措施。根据内部控制的基本原理和我国会计工作实际情况,新《会计法》规定,各单位应当在内部会计监督制度中明确“对会计资料定期进行内
部审计的办法和程序”,以使内部审计机构或内部审计人员对会计资料的审计工作制度化和程序化。 |